सिगनेचर दस्तावेज व डॉक्यूमेंट को प्रमाणित व ऑथेंटिकेट करने के लिए किया जाता है| जब भी आप किसी दस्तावेज में अपने सिग्नेचर करते हैं तो इसका मतलब है कि आप उस दस्तावेज में लिखी इनफार्मेशन को ऑथेंटिकेट कर रहें हैं| सिग्नेचर से पता चलता है कि कोई भी दस्तावेज कहाँ से आया है व इसको किसने ऑथेंटिकेट व प्रमाणित किया है| ठीक इसी तरह डिजिटल डॉक्यूमेंट की प्रमाणिकता के लिए डिजिटल सिग्नेचर होते हैं| डिजिटल सिग्नेचर को डिजिटल डॉक्यूमेंट जैसे पीडीऍफ़ फाइल, वर्ड फाइल, एक्सेल फाइल और ईमेल आदि में इस्तेमाल किया जाता है|
किसी भी डॉक्यूमेंट को डिजिटली साइन करने के लिए आपके पास डिजिटल आईडी का होना आवश्यक है| इस तरह की डिजिटल आईडी सर्टिफिकेशन अथॉरिटी जैसे VeriSign और EchoSign आदि से ली जा सकती हैं| जब डिजिटल यूनिक आईडी मिल जाती है तो उसे उन डिजिटल डॉक्युमेंट्स में लगा सकते हैं जो कि डिजिटल सिगनेचर को सपोर्ट करते हैं जैसे एडोब एक्रोबेट, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक, ईमेल आदि|
असल में डिजिटल सिगनेचर एक डाटा का ब्लॉक होता है जो कि डाक्यूमेंट्स में तब अटैच होता है जब डॉक्यूमेंट में डिजिटल सिगनेचर लगाया जाता है| यह डाटा का ब्लॉक डिजिटल आईडी से बनता है इस डाटा ब्लॉक में प्राइवेट key और पब्लिक key होती है| जब डॉक्यूमेंट को डिजिटली साइन किया जाता है तब डॉक्यूमेंट के अंदर मौजूद इनफार्मेशन को अल्गोरिथम के जरिये हैश कोड में परिवर्तित कर दिया जाता है फिर हैश कोड को प्राइवेट key से दुबारा एन्क्रिप्ट कर दिया जाता है अब यह जो कोड बनता है इसे ही डिजिटल सिग्नेचर कहते हैं| इस कोड के साथ पब्लिक key भी लगा दी जाती| अब इस सारे कोड को डॉक्यूमेंट की इन्फोर्मशन के साथ भेज दिया जाता है| डॉक्यूमेंट को रिसीव करने वाली पार्टी Sender की तरफ से भेजे गए कोड को पब्लिक key से डिक्रिप्ट करती है| इसके साथ साथ डॉक्यूमेंट की इनफार्मेशन को भी एन्क्रिप्ट कर इसका हैश कोड बनाया जाता है| इसके बाद इस हैश कोड को पब्लिक key द्वारा निकाले गए हैश कोड से मिलाया जाता है| अगर दोनों कोड एक जैसे हैं तो इसका मतलब है कि डॉक्यूमेंट साइन की हुई पार्टी से आया है, डॉक्यूमेंट ऑथेंटिकेट है और डॉक्यूमेंट को सेन्डर द्वारा भेजने के बाद डॉक्यूमेंट में किसी तरह का बदलाव नहीं हुआ है| लेकिन अगर दोनों हैश कोड समान नहीं हैं तो इसका मतलब है कि डॉक्यूमेंट ऑथेंटिकेट नहीं है या डॉक्यूमेंट के बीच में कहीं किसी तरह का बदलाव हुआ है|
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